Worum es geht
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber § 14 UStG neu gefasst. Seither gilt: Eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ist nur dann eine elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Alles andere — Papier, PDF, Bilddatei — heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“.
Die XRechnung erfüllt die Norm, ebenso ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein PDF allein erfüllt sie nicht, auch wenn es aus einem Buchhaltungsprogramm kommt.
Die Fristen auf einen Blick
Stand: 13.09.2026 · Quelle: § 27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024
Zwei Pflichten laufen also zeitlich versetzt: Der Empfang ist seit dem 01.01.2025 für alle verbindlich, der Versand wird gestaffelt eingeführt.
Seit dem 1. Januar 2025: empfangen können
Wer als inländisches Unternehmen eine Leistung von einem anderen inländischen Unternehmen bezieht, muss seit diesem Datum eine E-Rechnung annehmen können. Eine Zustimmung ist dafür nicht nötig und auch nicht vorgesehen: Der Rechnungssteller darf elektronisch abrechnen, ob es dem Empfänger gelegen kommt oder nicht.
Wer keine E-Rechnung annehmen kann, gerät in eine unangenehme Lage. Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen, der Vorsteuerabzug hängt an der ordnungsgemäßen Rechnung, und ein Anspruch auf ein zusätzliches PDF besteht nicht.
Bis Ende 2027: die Übergangsregeln beim Versand
Für Umsätze, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, darf weiterhin auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF abgerechnet werden. Diese Regel gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.
Für das Jahr 2027 hängt es am Umsatz: Wer im Vorjahr — also 2026 — nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf auch 2027 noch in Papier oder PDF abrechnen. Wer darüber lag, muss ab dem 01.01.2027 elektronisch abrechnen.
Ab dem 01.01.2028 ist die Übergangszeit vorbei. Dann muss jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen elektronisch sein. Auch die Sonderregel für EDI-Verfahren läuft zu diesem Zeitpunkt aus.
Wer ausgenommen ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) dürfen weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV) ebenso.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — etwa Vermietung, ärztliche Leistungen, Versicherungsvermittlung — lösen keine E-Rechnungspflicht aus.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem Jahressteuergesetz 2024 keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie eine — diese Ausnahme gilt nur für das Ausstellen.
- Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
Ausgenommen heißt: Sie dürfen weiter anders abrechnen. Sie dürfen in allen diesen Fällen auch freiwillig eine E-Rechnung stellen, und in der Praxis ist das oft der geringere Aufwand, wenn ohnehin ein System dafür läuft.
B2G: die ältere Pflicht
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die Pflicht deutlich länger. Lieferanten des Bundes stellen seit dem 27.11.2020 elektronisch, geregelt in der E-Rechnungsverordnung. Adressiert wird über die Leitweg-ID, eingereicht über die Portale ZRE und OZG-RE oder über Peppol. Die Länder haben eigene Verordnungen mit eigenen Fristen und eigenen Portalen; wer an ein Land oder eine Kommune liefert, prüft die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.
Praktisch bedeutet das: Der B2G-Bereich arbeitet seit Jahren mit der XRechnung. Die Formate, Prüfregeln und Fehlermeldungen, die dort entstanden sind, gelten im B2B genauso.
Was jetzt zu tun ist
- Empfang klären. Eine Adresse festlegen, an die E-Rechnungen gehen, und dafür sorgen, dass die Dateien dort nicht in einem persönlichen Postfach versanden.
- Lesbar machen. Ein Werkzeug bestimmen, mit dem eingehende XML-Dateien angesehen werden — Buchhaltungssoftware, ein Desktop-Programm oder der Viewer hier.
- Archivierung prüfen. Aufzubewahren ist die XML-Datei selbst, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck. Ein PDF ist eine Lesehilfe, kein Beleg.
- Versand vorbereiten. Klären, ob die eigene Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, und das Ergebnis prüfen lassen, bevor die erste Rechnung rausgeht.
- Stammdaten ergänzen. Käuferreferenz, USt-IdNr., Kontaktangaben und Bankverbindung sind in der E-Rechnung Pflichtfelder — fehlen sie, scheitert die Prüfung.
Stand: 13.09.2026 · Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007); §§ 33, 34 UStDV; § 19 UStG i. d. F. des Jahressteuergesetzes 2024; E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV)